Importar uma planilha

Para que serve

O importador lê uma planilha e cria, de uma vez, as empresas, os contatos e os negócios que estão nela, já ligados entre si. Você não precisa separar em três arquivos: cada linha pode ter só a empresa, a empresa com o contato, ou a empresa com o negócio.

Onde fica

Configurações › Dados e integrações › Importar. A tela tem o título Importar leads e a frase "Suba uma planilha com empresas, contatos e/ou negócios. O motor identifica o que cada linha tem e cria amarrado — sem precisar separar."

Antes de começar

• Deixe o funil pronto em Configurações › Processo de vendas › Pipelines.
• Cadastre as origens em Configurações › Listas do CRM › Origens com os mesmos nomes da planilha.
• Convide a equipe: o responsável de cada negócio é encontrado pelo e-mail da pessoa.
• Se quiser gravar colunas extras, crie antes os campos em Configurações › Listas do CRM › Campos.

Como importar

O que cada linha cria

Linha sem nenhum dado de empresa não entra.

Como o Vendee evita duplicar

• Empresa: é reconhecida pelo CNPJ. Sem CNPJ, pelo nome. Empresas repetidas na mesma planilha viram uma só.
• Contato: é reconhecido pelo e-mail. Sem e-mail, pelo nome ou telefone dentro da mesma empresa.
• Negócio: se a empresa já tem um negócio aberto com o mesmo nome, ele é aproveitado em vez de criar outro.
• Cadastro que já existia não é alterado. O importador liga o novo ao existente, mas não muda os dados que já estão no Vendee.

Exemplo: você importa uma linha com a empresa de CNPJ 12.345.678/0001-90, que já está no Vendee, e um contato novo. O contato é criado e ligado à empresa existente. Os dados da empresa no Vendee continuam como estavam.

Funil, etapa, responsável e origem

• Funil: procurado pelo nome entre os ativos. Sem funil na linha, o negócio entra no funil padrão.
• Etapa: procurada pelo nome dentro do funil. Sem etapa, entra na primeira etapa.
• Responsável: procurado pelo e-mail de uma pessoa da equipe. Sem responsável, fica com quem está importando.
• Origem: procurada pelo nome entre as origens cadastradas. Se não encontrar, o negócio entra sem origem, e o resumo não avisa.
• Negócio perdido: se a etapa da linha é Perdido, o negócio entra perdido, e os motivos de perda são procurados pelo nome (vários separados por ponto e vírgula).
• Datas: no formato DD/MM/AAAA ou AAAA-MM-DD.

Como continuar uma importação interrompida

Se a aba fechou ou a internet caiu no meio, ao voltar à tela aparece o aviso Você tem uma importação pela metade, com o nome do arquivo e até onde foi.

A retomada fica guardada neste navegador. Em outro computador, o aviso não aparece. Se você escolher um arquivo diferente, o Vendee avisa que Este não é o arquivo da importação interrompida.

Como desfazer uma importação

No pé da tela, o cartão Importações recentes lista as últimas 20 importações: "Cada importação pode ser desfeita — isso remove só o que ela criou."

Cadastro que ganhou ligação com algo de fora da importação é mantido. Ex.: uma empresa importada que depois recebeu um negócio criado à mão continua no Vendee. Edições feitas depois da importação nos cadastros removidos se perdem.

O que pode dar errado

• "Arquivo muito grande": o limite é 5 MB. Divida a planilha em partes.
• "Formato não suportado. Use CSV, XLSX ou XLS.": salve a planilha num desses formatos.
• "Nenhuma linha tem dados de empresa — não há nada para importar.": a planilha precisa de uma coluna com o nome ou o CNPJ da empresa.
• Linha com "pipeline "X" não encontrado" ou "etapa "X" não existe no pipeline": o nome na planilha não bate com o do Vendee. Corrija a planilha ou o nome no funil.
• Linha com "responsável "e-mail" não encontrado no workspace": o e-mail não é de ninguém da equipe do seu escritório no Vendee (é isso que a tela chama de workspace). Convide a pessoa ou corrija o e-mail.
• Linha com "data inválida (use YYYY-MM-DD ou DD/MM/AAAA)": corrija a data.
• Aviso de negócio que ficou aberto quando deveria estar perdido: confira esses negócios e marque-os como perdidos à mão.
• "Este espaço tem mais empresas do que conseguimos ler de uma vez": o escritório tem muitas empresas cadastradas, e a importação pode criar empresas repetidas. Confira o resultado.