Importar a carteira de clientes

Para que serve

Importar é o primeiro passo da Base de Clientes: você sobe a planilha com os clientes do escritório e o Vendee monta a base que alimenta todo o diagnóstico. Você pode importar quantas bases quiser — por exemplo, uma por trimestre — e cada uma fica guardada separada, para comparar depois.

O que a planilha precisa ter

O Vendee reconhece as colunas pelo título da coluna. São três obrigatórias:

E outras que ajudam bastante:

• CNPJ (recomendado): com ele, a Receita Federal completa cidade, estado, porte, atividade (CNAE), data de abertura e capital social. Pode vir com ou sem pontos e barras.
• Faturamento (opcional): o faturamento mensal do cliente, em reais. É usado na Defasagem de honorários.
• Cidade, estado, porte, atividade e data de abertura também são aceitos, mas com o CNPJ você não precisa digitar nada disso.

Coluna com título que o Vendee não reconhece é deixada de lado. Antes de criar a base, a tela mostra quais colunas foram reconhecidas e quais foram ignoradas.

Como importar uma base

Regras

• A Receita nunca mexe no honorário, no faturamento nem no regime. Esses três valem sempre como estão na planilha. O regime continua sendo seu porque a Receita só informa se a empresa é do Simples ou MEI — ela não distingue Lucro Presumido de Lucro Real.
• A Receita completa e atualiza o cadastro. Para quem ela encontra, cidade, estado, porte, atividade, data de abertura e capital social vêm da Receita, mesmo que a planilha traga outro valor.
• Razão social: quando a Receita discorda. Se a razão social da planilha e a da Receita são a mesma empresa (as mesmas palavras, mesmo em outra ordem), ou se a linha veio sem razão social, a da Receita entra sozinha. Se são diferentes, aparece a pergunta no passo Confirmação. Escolhendo Usar a Receita, aquele cliente recebe todos os dados da Receita. Escolhendo Manter a planilha, ou sem responder, aquele cliente fica só com o que veio na planilha: sem cidade, estado, porte e atividade da Receita. Isso pesa nas abas de segmentos e de porte da análise.
• Valores em reais aceitam vários formatos. "R$ 1.800,00", "1800,50" e "1,800.50" são lidos certo.
• Valor que não dá para ler trava tudo. Se o honorário, o faturamento ou o capital social de alguma linha tem texto que não é número (ex.: "a combinar"), a revisão mostra o cartão de linhas com valor ilegível e a base não é criada. O Vendee prefere travar a gravar R$ 0 sem você ver.
• Linha com problema não cancela a base. Ficam de fora só as linhas sem razão social, com CNPJ repetido ou com razão social repetida e sem CNPJ. Nos repetidos, fica a primeira linha.
  • Exemplo: planilha com 250 linhas, 3 delas com CNPJ repetido. A base é criada com 247 clientes e aparece o aviso Base criada com 247 clientes. 3 linhas ficaram de fora., listando cada linha com o motivo.
• Linhas sem CNPJ e sem razão social são ignoradas, mesmo que tenham outros dados (honorário, regime), e contadas em Linhas vazias ignoradas. Elas não entram na lista de linhas que ficaram de fora.
• O Vendee aprende com as suas respostas. O que você confirma no passo Confirmação fica guardado para o escritório. Na próxima planilha com a mesma grafia, ele aplica sozinho e mostra na revisão quantos valores foram aplicados a partir de respostas suas em importações anteriores. Para cada um há o link desfazer.
• Importar de novo não altera a base antiga: cria outra.
• Cliente ganho pode entrar sozinho na base. Se o escritório usa a automação que cria o cliente na Base ao ganhar um negócio, esse cliente entra numa das bases já importadas, com razão social, CNPJ, cidade e estado, mas sem honorário. Ele passa a contar em Clientes ativos e no Ticket médio da análise. Veja o módulo Automações.

O que pode dar errado

• "Não foi possível ler linhas válidas da planilha. Confira o arquivo.": o arquivo abriu, mas não há linhas aproveitáveis. Confira se os clientes estão na primeira aba preenchida e se a primeira linha tem os títulos das colunas.
• "Formato de arquivo não suportado. Use CSV, XLSX ou XLS.": salve a planilha num desses formatos e envie de novo.
• "Colunas obrigatórias ausentes": falta a coluna de razão social, de honorário mensal ou de regime tributário (ou o título não foi reconhecido). Renomeie a coluna com um dos títulos da tabela acima e envie de novo.
• Ao clicar em Criar base, aparece um erro de valor monetário ilegível: corrija na planilha as linhas indicadas (honorário, faturamento ou capital social com texto) e importe de novo. Se não usa o capital social, pode deixar essa coluna vazia.
• "Nenhuma linha pôde ser importada": todas as linhas foram recusadas (sem razão social ou repetidas). Corrija a planilha e tente de novo.
• "A conexão caiu no meio da gravação…": a importação foi cancelada inteira para não duplicar clientes. Confira a internet e importe de novo.
• O aviso de linhas que ficaram de fora mostra só algumas linhas: a notificação lista até 5 linhas, com o motivo de cada uma, e diz quantas mais ficaram de fora. Ela some sozinha depois de alguns segundos, então anote as linhas assim que aparecer. Confira na planilha os casos de razão social vazia ou repetida e de CNPJ repetido.