Acompanhar as assinaturas
Como saber quem recebeu o e-mail, quem abriu e quem já assinou o contrato, o que significa cada aviso no cartão da pessoa e como reenviar o link para quem falta.
Em breve
Contratos está em construção e ainda não está disponível para nenhum escritório.
Para que serve
Depois do envio, o cartão Quem assina, no detalhe do contrato, mostra em que pé está cada pessoa. Você descobre quem ainda não abriu, quem teve problema com o e-mail e quem já assinou, sem precisar perguntar ao cliente.
Como ver o andamento de cada pessoa
Abra o contrato
Em Contratos, use a aba Aguardando assinatura para ver só os contratos enviados que ainda não foram assinados por todos. Clique no contrato.
Olhe o cartão Quem assina
Cada pessoa aparece com nome, papel e e-mail, e um aviso à direita:
| Aviso | O que significa |
|---|---|
| Pendente | Ainda não assinou. |
| Pendente + Visto | Abriu o link, mas ainda não assinou. |
| Pendente + Link vencido | O link de 15 dias venceu. Reenvie. |
| Pendente + E-mail não enviado | O e-mail com o link não saiu. Reenvie. |
| O e-mail voltou — confira o endereço | O e-mail foi devolvido. Logo abaixo aparece o motivo informado pelo serviço de e-mail. |
| Assinou | Já assinou. Abaixo aparece Assinou em com a data, a hora e o endereço de internet. |
Abra a linha do tempo da pessoa
Passe o mouse ou clique no cartão da pessoa. Ele se abre e mostra o e-mail inteiro e a linha do tempo: Recebeu o e-mail, E-mail entregue, Abriu o documento e Assinou o documento, cada um com data e hora. Quem assinou mostra também o Nome digitado e o navegador usado.
Como reenviar o link
Para uma pessoa: no cartão dela, clique em Opções e em Reenviar link. Aparece Link reenviado.
Para todos que ainda não assinaram: no topo do contrato, abra o botão de três pontos e escolha Reenviar aos signatários. Aparece Link reenviado para N signatários.
Reenviar manda um link novo, que vale mais 15 dias. O link anterior deixa de funcionar.
O reenvio pelo cartão da pessoa funciona também quando o contrato já está Expirado. Nesse caso, o link novo reabre o contrato, que volta para Enviado (ou Parcialmente assinado, se alguém já tinha assinado).
A linha do tempo do contrato
Na aba Histórico do contrato, a Linha do tempo registra cada passo, com data e hora: Rascunho criado, Enviado para assinatura, Visualizado, Assinado por um signatário (com o nome da pessoa), Todos assinaram, Cancelado, Expirado, Aditivo criado, Encerrado (distrato), Aviso de vencimento enviado, Via enviada por e-mail e Renovado automaticamente.
Regras
- Só admin e gestor reenviam. Vendedor e Pré-vendas acompanham tudo, sem os botões.
- Reenviar aparece só para quem ainda não assinou. O Reenviar link, no cartão de cada pessoa, aparece com o contrato Enviado, Parcialmente assinado ou Expirado. O Reenviar aos signatários, no botão de três pontos, aparece só com o contrato Enviado ou Parcialmente assinado.
- Não dá para corrigir o e-mail de quem assina depois do envio. A lista de quem assina fecha no envio. Se o e-mail estava errado, cancele o contrato e gere outro com o e-mail certo. Veja Cancelar, encerrar ou excluir.
- Contrato Expirado pode ser reaberto. Quando os links de todas as pessoas que faltam vencem e alguém abre um deles, o contrato passa para Expirado. Para retomar, use Opções › Reenviar link no cartão de cada pessoa que falta: sai um link novo de 15 dias e o contrato volta para Enviado ou Parcialmente assinado. Cancelar e gerar um contrato novo fica para quando é preciso trocar um e-mail ou incluir alguém.
O que pode dar errado
- "O e-mail não saiu. Tente reenviar de novo.": o reenvio falhou. Tente de novo em alguns minutos.
- "N de M não receberam o link. Reenvie pelo cartão de cada um.": parte dos reenvios falhou. Use Reenviar link no cartão de quem ficou sem.
- "Não foi possível conferir se o e-mail chegou. Atualize a página para tentar de novo.": o Vendee não conseguiu ler a situação da entrega. Atualize a página.
- "O e-mail voltou — confira o endereço": o endereço provavelmente está errado ou a caixa está cheia. Confirme o e-mail com a pessoa.
- Aviso no sino "O e-mail para (nome) voltou: confira o endereço": chega para o administrador, o gestor e quem criou o contrato. Se o endereço estava errado, cancele o contrato e gere outro com o e-mail certo.
Como o cliente assina
O que a pessoa recebe por e-mail, o que aparece na página de assinatura, como ela assina sem login e o que ela vê quando o link vence, é trocado ou o contrato é cancelado.
Depois que todos assinam
O que acontece quando a última pessoa assina, como baixar o PDF assinado, reenviar a via por e-mail e conferir a autenticidade do contrato pelo código de verificação.