Montar uma régua de tarefas
Como criar uma régua de tarefas dentro de um fluxo — passos com prazos em dias contados da entrada do negócio — e como ligar, desligar e editar a régua.
Recurso de plano mais completo
Automações não vem em todos os planos. Se não aparece na sua tela, o seu plano atual não inclui. Fale com a Vendee para incluir no seu contrato.
Para que serve
A régua de tarefas é uma sequência de atividades que o Vendee cria sozinho, uma por vez, nos dias certos. Serve para acompanhamentos que têm ritmo: depois de mandar a proposta, ligar no dia seguinte, mandar mensagem no terceiro dia, cobrar resposta no quinto.
O negócio entra na régua por um fluxo, com a ação Inscrever em régua de tarefas.
Como montar uma régua
Crie ou edite o fluxo que vai inscrever o negócio
Abra o construtor (Criar fluxo, ou Editar num fluxo seu) e escolha o gatilho. Ex.: Proposta visualizada.
Adicione a ação da régua
No cartão Ações, clique em Adicionar ação e escolha Inscrever em régua de tarefas. O editor da régua aparece dentro da ação.
Dê nome e descrição
Preencha Nome da régua (ex.: Follow-up pós-proposta) e, se quiser, Descrição (opcional). Deixe Régua ativa ligado.
Adicione os passos
Na parte de baixo, preencha Título, Tipo (o tipo de atividade, como Ligação) e Prazo (dias) e clique em Adicionar passo. Repita para cada passo. Em cada passo da lista você ainda pode escrever uma Observação (opcional) e arrastar para mudar a ordem.
Salve o fluxo e ligue
Clique em Salvar. A régua é criada junto com o fluxo e passa a aparecer na seção Réguas da tela Automações. Ligue o fluxo no interruptor do cartão para os negócios começarem a entrar.
Como os prazos funcionam
O Prazo (dias) de cada passo conta a partir do dia em que o negócio entrou na régua, não a partir do passo anterior. Cada atividade é criada quando chega o dia dela, para o responsável pelo negócio.
Exemplo: uma régua com três passos.
| Passo | Prazo (dias) | Negócio entrou em 10 de março |
|---|---|---|
| Ligar para o cliente | 0 | atividade criada em 10 de março |
| Mandar mensagem no WhatsApp | 2 | atividade criada em 12 de março |
| Cobrar resposta da proposta | 5 | atividade criada em 15 de março |
Os passos andam pelo calendário. Um passo não espera o anterior ser concluído.
Passo de e-mail
Em beta
O passo de e-mail na régua está em teste e vai sendo liberado aos poucos, escritório por escritório. Pode mudar até a versão final.
Onde está liberado, e com o e-mail pelo Vendee no plano, aparece logo abaixo da linha do passo uma lista com Tarefa e E-mail (envio manual). Escolha E-mail (envio manual) e depois um modelo de e-mail. Nesse passo, o campo Tipo (tipo de atividade) é opcional. No dia do passo, o Vendee cria uma atividade com o texto do modelo, e o vendedor revisa e envia pela própria caixa. Nada sai sozinho para o cliente. Veja Atividades.
Como ligar ou desligar uma régua
Na tela Automações, seção Réguas, cada régua mostra o nome, quantos passos tem e um interruptor. Desligada, ninguém novo entra nela e os negócios que já estavam nela param de avançar até você ligar de novo. Os passos que ainda não tinham sido criados voltam a sair quando você religa.
Para mudar os passos de uma régua, edite o fluxo que a usa e mexa no editor dentro da ação Inscrever em régua de tarefas.
Regras
- Toda régua precisa de pelo menos um passo.
- Passo de tarefa precisa de tipo de atividade, e passo de e-mail precisa de modelo.
- Um negócio não entra duas vezes ao mesmo tempo na mesma régua. Se o fluxo disparar de novo enquanto o negócio ainda está na régua, nada muda. Depois que ele termina o último passo, um novo disparo coloca o negócio na régua outra vez, desde o primeiro passo.
O que pode dar errado
- "Monte ao menos um passo na régua de tarefas.": a régua está sem passos. Adicione pelo menos um.
- "Escolha um modelo de e-mail para este passo.": o passo de e-mail está sem modelo.
- "O modelo escolhido não existe mais. Escolha outro.": o modelo foi apagado depois. Escolha outro.
- "Não foi possível carregar esta régua para edição.": o Vendee não conseguiu abrir a régua dentro do fluxo. Feche e abra o fluxo de novo.
- "Não foi possível carregar suas réguas. Tente recarregar a página.": a seção Réguas não carregou. Recarregue a página.
- O fluxo mostra Pulado com o motivo de régua desligada: a régua está desligada. Ligue na seção Réguas.
Pedir para o Otto montar um fluxo
Como descrever em português o que você quer automatizar e deixar o Otto montar o fluxo para você revisar, salvar e ligar.
Ver o histórico de um fluxo e aprovar ações
Como abrir o Histórico de disparos de um fluxo, entender cada situação (Executado, Pulado, Aguardando aprovação, Falhou) e aprovar ou recusar o que a automação propôs.