Agendar uma atividade
Passo a passo para agendar o próximo passo de um negócio — pela tela Atividades, pelo cartão do funil ou pela tela do negócio — e como marcar uma reunião na agenda de um colega.
Para que serve
Agendar uma atividade é marcar o próximo passo de uma venda: a ligação de amanhã, a reunião de quinta, a tarefa de mandar documentos. Ela entra na lista de pendentes do responsável e aparece no histórico do negócio. Negócio sem atividade agendada fica sem próximo passo, e o cartão dele no funil fica apagado.
Onde agendar
- Botão Nova Atividade, no topo da tela Atividades.
- Botão com o sinal de mais no canto do cartão do negócio, no quadro de Negócios (aparece ao passar o mouse sobre um negócio em aberto, com a dica Nova atividade). O negócio já vem escolhido.
- Aba Atividade, dentro da tela do negócio.
- Botão Nova atividade, no topo da ficha do contato.
- No Meu dia do Copiloto, quando ele sugere agendar o próximo passo.
Como agendar pela tela Atividades
Abra a janela Nova Atividade
Clique em Nova Atividade. Abre a janela Nova Atividade, com o texto "Agende uma atividade e vincule-a ao negócio correto."
Escolha o negócio
Em Negócio *, digite para buscar e escolha o negócio. Se você abriu a janela pelo cartão do funil, o negócio já vem preenchido.
Marque o dia e o horário
Preencha Data agendada *, a hora de início e a hora de fim. O horário de fim precisa ser depois do de início, no mesmo dia.
Escolha o tipo e dê um título
Em Tipo de atividade *, escolha ligação, reunião, tarefa ou outro tipo cadastrado pelo escritório. O título é opcional: se ficar em branco, a atividade leva o nome do tipo (por exemplo, "Ligação"). Para reunião, o título já vem sugerido com o tipo e o nome do negócio. Use a descrição para anotar o que precisa ser feito.
Se for reunião, decida sobre o link e o convite
Recurso de plano mais completo
A agenda do Google ou da Microsoft não vem em todos os planos. Se não aparece na sua tela, o seu plano atual não inclui. Fale com a Vendee para incluir no seu contrato.
Quando o tipo é reunião, o horário está preenchido e o escritório usa a agenda do Google ou da Microsoft, aparecem duas opções:
- o interruptor Reunião online, que gera o link do Meet ou do Teams;
- com o interruptor ligado, a caixa Convidar contato por e-mail, que manda o convite ao contato do negócio. Ela fica desligada quando o contato não tem e-mail cadastrado, com o aviso "Negócio sem contato com e-mail cadastrado."
Confirme
Clique em Criar Atividade. Aparece a mensagem Atividade criada e ela entra na lista de pendentes.
Como agendar pela tela do negócio
Abra a aba Atividade
Na tela do negócio, no quadro de registro acima do histórico, clique na aba Atividade.
Preencha tipo, dia e horário
Escolha o Tipo de atividade, o dia e o horário de início. Para reunião, aparecem também o Título da reunião (já vem sugerido com o tipo e o nome da empresa ou do negócio) e o horário de término, no campo até, que começa uma hora depois do início.
Escreva o que vai ser feito
No campo Descrição da atividade (opcional), anote o combinado.
Deixe a caixa "Já realizada" desmarcada e agende
Com a caixa Já realizada (entra direto no histórico) desmarcada, o botão se chama Agendar atividade. Clique nele. Aparece Atividade agendada.
Para tipos que não são reunião, o título é o nome do tipo e a atividade ocupa uma hora a partir do horário de início.
Como marcar uma reunião na agenda de um colega
Em beta
A escolha do responsável na nova atividade está em teste e vai sendo liberada aos poucos, escritório por escritório. Pode mudar até a versão final.
Com este recurso liberado, a janela Nova Atividade ganha alguns campos. Ele serve, por exemplo, para a pré-vendas marcar a reunião direto na agenda do vendedor.
Escolha o responsável
No topo fica Responsável *. Você já vem escolhido, com "(você)" ao lado do nome. Para marcar para um colega, abra a lista e escolha o nome dele (a lista está em ordem alfabética). Ao escolher outra pessoa, aparece a linha Marcada por com o seu nome.
Preencha negócio, dia e horário
Ao digitar a hora de início, a hora de fim é preenchida sozinha com 30 minutos a mais. Ajuste se a reunião for mais longa.
Veja se o convite vai sair
Se o tipo é reunião e a agenda externa do responsável não está conectada (ou precisa ser reconectada), aparece um aviso amarelo: o convite e o link da reunião não serão enviados ao cliente, e a reunião fica registrada só no Vendee. Quando a agenda do colega está conectada, a janela mostra de qual agenda o convite vai sair.
Decida sobre a tarefa de confirmação
Quando o responsável é outra pessoa, aparece a caixa Criar tarefa "Confirmar reunião" para mim, já marcada. Ela cria para você uma tarefa de confirmar a reunião com o contato. Em Para o dia, o Vendee sugere um dia útil antes da reunião. Troque a data se quiser, ou desmarque a caixa.
Confirme
Clique em Criar Atividade. A mensagem confirma em que agenda a reunião foi marcada e em que dia ficou a sua tarefa de confirmação.
Regras
- Obrigatórios na janela Nova Atividade: negócio, data, hora de início, hora de fim e tipo. Sem eles, a janela não salva.
- O horário de fim precisa ser maior que o de início, no mesmo dia. Não existe atividade que passa da meia-noite.
- Pela janela Nova Atividade, a atividade é sempre de um negócio. Para registrar algo direto num contato ou numa empresa, use a ficha deles (veja Registrar algo que já aconteceu).
- Sem o recurso em beta, o responsável é sempre quem cria a atividade.
- Depois de criada, o responsável não muda. Se a pessoa errada ficou como responsável, cancele e crie de novo para a pessoa certa.
- Data sugerida da confirmação: um dia útil antes da reunião. Sábado e domingo são pulados; feriados não. Exemplos: reunião na quinta, tarefa na quarta. Reunião na segunda, tarefa na sexta anterior. Reunião hoje, tarefa hoje.
- A reunião e a tarefa de confirmação são gravadas juntas. Se uma falhar, nenhuma das duas é criada.
- A tarefa de confirmação nasce para quem marcou, no mesmo negócio, às 9h do dia escolhido, com o título "Confirmar reunião".
- Se o escritório tem um tipo de atividade chamado Nota, a descrição é obrigatória nele.
- Agendar uma atividade faz o cartão do negócio subir para o topo da coluna no funil.
O que pode dar errado
- "O horário de fim deve ser maior que o horário de início.": corrija a Hora fim.
- "Erro ao criar atividade": nada foi salvo. Confira a conexão e tente de novo.
- "Convite não enviado ao cliente": a atividade foi criada, mas a agenda do responsável não está conectada ou precisa ser reconectada. A reunião ficou só no Vendee, sem link. Avise o contato por outro canal.
- "Atividade salva, mas não sincronizou com a agenda.": a atividade está no Vendee, mas não foi para a agenda externa. Veja Agenda do Google ou Outlook e reunião online.
- O botão Agendar atividade não libera: falta escolher o tipo de atividade.
Ver as atividades pendentes
Como usar a tela Atividades para começar o dia pelo que está atrasado — abas por prazo, busca, filtro por tipo e a troca entre as suas atividades e as da equipe.
Registrar algo que já aconteceu
Como lançar no histórico uma ligação, reunião ou visita que já foi feita — pela tela do negócio ou pela ficha do contato ou da empresa — sem precisar agendar e concluir depois.